介護施設長の職務経歴書｜担当範囲・権限・実績を根拠とともに伝える

まっく部長

執筆・編集 まっく部長

中小企業診断士元職業紹介責任者元医療介護企業人事責任者

公開日： 2026年10月6日

職業紹介責任者としてケアマネジャーなど資格職の職業紹介に携わり、医療介護企業の人事責任者として採用・人事制度設計・労務管理を担当。介護管理職の転職・採用・キャリア情報を、公的資料と採用側・紹介側の実務経験をもとに執筆・編集しています。

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施設長の職務経歴書では、担当した施設の規模と、自分で判断した範囲を先に伝えると、採用側が経験を確かめやすくなります。実績は「課題・担当範囲・権限・行動・結果・根拠」に分けて整理すると、数字の大きさだけに頼らず説明できます。

確認表から読む場合は、業務別に担当範囲を整理する表をご覧ください。本文の前提と注意点も合わせて確認できます。

転職をまだ決めていない段階でも、経験を書き出すと、次も任されたい仕事と支援が必要な仕事を分けられます。まず一つの取り組みを整理し、応募先で求められる役割と照らし合わせてみてください。

適用範囲｜この記事の立場

企業で人事部長・経営企画部長を経験しています。介護分野では、人材紹介事業の運営・求職者対応と、介護施設向けの採用代行に携わっています。

現在は中小企業診断士事務所で、HR DDなど人材と経営に関わる支援を行っています。この記事の記入例は、書き方や確認手順を示す仮想例です。

肩書だけでは、任されていた仕事は分からない

厚生労働省のjob tagでは、施設管理者の仕事として人材の採用・育成、労務管理、施設運営、収支管理、外部機関との調整などが挙げられています。業務を分担する場合や介護業務を兼ねる場合もあり、同じ役職名でも実際の担当は異なります。

出典：厚生労働省job tag「施設管理者（介護施設）」

たとえば「採用業務を担当」と書くだけでは、面接をしたのか、採用条件を提案したのか、採否を決めたのかが分かりません。「一次面接と評価の取りまとめを担当し、採否は本部が決裁」と書けば、担当範囲と判断の段階を読み取れます。

採用側が確認するのは、応募先の仕事を任せられる経験があるかどうかです。権限が限られていても、現場の状況を整理して提案し、承認後の運用まで進めた経験は具体的に書けます。

職務要約と各職歴で、読む順番を作る

職務要約では、施設種別、管理職としての在任期間、管理対象を先に示し、応募先に関係する経験へつなげます。法人ごとの詳しい職歴はその後に置き、最初の段落だけでも「どこで、いつ、何を任されたか」が読めるようにします。

項目	書く内容	混同を避ける点
職務要約	主な施設種別、役職、期間、担当領域	介護業界の経験年数と管理職の経験年数を分ける
法人・施設概要	施設種別、担当事業、定員など説明に必要な規模	法人全体の規模を自分の管理規模としない
職歴と役割	在籍期間、配属、正式な役職、兼務	施設長候補と正式就任の期間を分ける
担当範囲と権限	採用、配置、評価、予算などへの関与	自分の判断と上位者の決裁を分ける
主な取り組み	課題、行動、確認できた結果	実施したことと効果を分ける
資格・研修	応募に関係する資格、修了した研修	取得済みと受講予定を分ける
応募先で活かせる経験	募集職務と接点がある経験	未経験の仕事を経験済みにしない

職員数を書く場合は、施設全体の人数なのか、日常的に指導・評価した人数なのかを添えます。兼務者や非常勤を含む人数なら、その範囲もそろえ、正確な人数を確認できないときは無理に数字を置かないようにします。

厚生労働省のマイジョブ・カードでは、時系列で示す形式、直近の経験から示す形式、職務分野ごとに示す形式が案内されています。直近の管理経験を伝えたい場合は新しい職歴から並べる方法があり、応募先に指定があればそちらに合わせてください。

出典：厚生労働省マイジョブ・カード「履歴書と職務経歴書の違いとは？」

記入・回答例｜職務要約の仮想例

介護職、主任を経て、介護施設の施設長として施設運営と職員育成を担当してきました。直近の職場では、勤務表の調整、一次面接、新入職員の教育手順の見直しを担当し、採否と予算の最終決裁は本部が行っていました。

これは担当業務をまとめる部分の仮想例です。実際の職務要約では、その前に施設種別、管理職としての在任期間、管理対象を加え、自分の経験として説明できる文章に整えてください。

採用・育成・配置・収支の担当と権限を分ける

管理業務を書き出したら、「提案した」「承認した」「実行した」「報告した」のどこを担ったか確かめます。一つの仕事に複数の担当者がいる場合は、自分の役割と上司・本部の役割を一緒に書くと誤解を減らせます。

業務	担当範囲を伝える書き方の例	補足するとよい情報
採用	欠員状況の報告、一次面接、採用条件の提案を担当	求人条件と最終採否を決めた人
育成	教育項目の作成と指導担当者との進捗確認を担当	研修の対象と自分が関わった期間
配置・勤務表	各職員の希望を集めて勤務表を調整	増員や他拠点応援を決める人
人事評価	面談と一次評価を担当	最終評価、昇給、配置転換の決裁者
収支・予算	月次実績を確認し、支出見直し案を本部へ提出	閲覧・分析した項目と支出の承認範囲
事故・苦情対応	初動連絡、事実整理、再発防止策の実行を担当	専門判断や対外説明を担った部署

表の例を全部埋める必要はありません。管理したことのない領域は省き、実際に関わった仕事の説明を具体的にします。

「収支管理」と「売上の報告」も同じ経験ではありません。報告を担当した場合は、何の数字を確認し、変化を見て誰に何を伝えたかまで書くと、自分の仕事を過不足なく説明できます。

職務経歴書の下書き手順。課題と担当範囲、権限と行動、結果と根拠を整理し、応募先の役割に関係する経験を詳しく伝える。未確認の効果は加えない。

一つの経験を6項目に分けて下書きする

提出用の文章をすぐに作ろうとすると、成果だけを短く書いて経緯を省きがちです。先に次の6項目を埋め、そのうち応募先が知りたい内容を本文へ移す方法を勧めます。

STEP

課題を一つ選ぶ

何が起きていて、仕事にどんな支障があったかを書きます。「人手不足」のような広い言葉なら、欠員時の応援調整なのか、新入職員の教育なのか、取り組んだ場面まで絞ります。

STEP

担当範囲を決める

対象の部署、職員、期間を記します。法人全体で行った取り組みでは、自分が担当した施設や工程を分けておきます。

STEP

自分の権限を確かめる

自分で変更できたことと、承認が必要だったことを書きます。決裁権がなかった場合も、誰に何を提案して承認を受けたかは説明できます。

STEP

行動を順番に書く

何を確認し、誰と話し、どの手順を変えたかを並べます。「意識改革を行った」なら、面談、役割の見直し、会議での確認など、実際の行動に言い換えます。

STEP

確認できた結果を書く

数字や運用の変化を書き、まだ確認していない効果は加えません。手順書を作成した事実と、その結果として事故や離職が減ったかどうかは別に扱います。

STEP

根拠と説明の限界を残す

結果をいつ、何で確認したかを自分用のメモに残します。記録で確かめたことと記憶に頼ることを分けると、提出前に削るべき断定が見つかります。

この6項目は、職務経歴書に必要な情報を整理するための独自の補助項目です。公的な指定様式ではなく、すべての項目を見出しとして提出する必要もありません。

仮想例で、数字がある場合とない場合を比べる

ここでは、新入職員の教育手順をそろえた架空の事例で考えます。施設長が教育担当者との調整と運用確認を担い、教育方針の変更は本部が承認した設定です。

記入・回答例｜提出文の仮想例

新入職員への説明内容が指導担当者ごとに異なり、未説明の項目を確認しにくい状態でした。施設長として担当者から教育手順を聞き取り、説明項目と確認方法の共通案を作成しました。

本部承認後、指導担当者と進捗を確認する場を設け、未確認の項目を次回指導へ引き継ぐ運用を始めました。教育記録を使って対象者ごとの進捗を確認する仕組みを整えました。

この文章では、課題、自分の行動、本部の承認、運用の変化までを説明しています。教育記録を作っただけでは、職員の理解度向上や離職防止まで実証したことにはなりません。

仮に対象の8人全員について、設定した期限までに教育項目の確認を終えた記録があるなら、対象期間と確認方法を添えて書けます。ここでも、確認を終えたという結果と、介護技術を身に付けたかどうかは分けて説明します。

人数を確認できない場合は、仮想例のように「進捗を確認する仕組みを整えた」と、確かめられる結果で止めます。未確認の数字を足すより、誰がどの手順を使い、どの段階まで実施したかを伝える方が面接で説明しやすくなります。

数字を載せる前に、期間・対象・自分の関与を確かめる

稼働率、残業時間、離職者数などを載せる場合は、比較した期間と対象をそろえます。施設全体と特定部署、常勤だけと全職員、月末時点と月平均を混ぜると、同じ数字のように見えても比較できません。

たとえば残業時間が減っていても、同じ時期に増員や利用者数の変化があれば、その影響も考える必要があります。自分の施策だけが原因だと確かめられない場合は、「見直しを実施した期間に、記録上はこの変化があった」と書き分けます。

割合を書くなら、何を何で割った数字なのかを説明できる状態にします。離職率の計算方法が分からない場合は、自己流で割合を作らず、対象期間と確認できた退職者数など、元の事実を使えるか検討してください。

根拠を確かめることと、職場の資料を応募先へ渡すことは別です。利用者や職員を特定できる情報、非公開の財務資料、内部の事故記録を持ち出さず、外部へ示してよい範囲で経験を説明してください。

退職済みで記録を確認できない場合も、元の職場のシステムへ無断でアクセスしてはいけません。正確性に自信がない細かな数値は外し、当時の担当範囲と自分が行った手順を中心にまとめられます。

応募先の役割に合わせて、説明の詳しさを変える

応募先が職員育成を重視しているなら、育成に関わった期間や指導担当者との調整を詳しくします。収支管理を求めているなら、扱った指標と予算への関与を前に置き、未経験の決裁までできるようには書かないことが大切です。

求人票が「施設運営全般」だけなら、優先して任せたい仕事を確認してから原稿を絞る方法があります。「入職後に最初に改善を期待することは何ですか」と聞けば、どの経験を詳しく説明するか判断しやすくなります。

応募先の役割を確かめるために紹介会社を使うなら、管理職の対象職位と支援内容の比較を参考にできます。整理した担当経験と希望する職位を伝え、入職後の権限や兼務を法人へ確認する方法を尋ねてください。

現場介護を兼務していた場合は、管理業務と兼務業務を分けて記載します。毎月の割合を記録していなければ無理に比率を出さず、「欠員時に日勤の介護業務へ入った」など、実際の場面で説明できます。

施設長経験が短い人も、就任前からの主任経験を正式な施設長経験へ足してはいけません。役職ごとに期間と担当を分ければ、どの仕事をすでに経験し、何をこれから学ぶ必要があるかを示せます。求められる担当と権限が曖昧な場合は、決裁権限と本部支援の確認手順で、職務経歴書と照合する項目を整理できます。

複数拠点を支える職務へ応募する場合は、エリアマネージャーの職務経歴書に判断と支援経験を書く方法も使えます。一施設での担当、他拠点への支援、本部へ判断を求めた場面を分け、応募先が知りたい範囲に合わせてください。

面接で同じ説明ができるか、提出前に確かめる

原稿を読み直すときは、面接で聞かれそうな質問を一つずつ当てます。答えに詰まった箇所は経験が不足していると決めつけず、対象、期間、役割、根拠のどれが抜けているか確かめてください。

確認する質問	修正の目安
いつからいつまで担当しましたか	在籍期間と役職期間が混ざっていたら分ける
あなたが決めたことは何ですか	提案・調整・承認・実行を区別する
誰と進めましたか	本部や他職種の役割を省いていたら補う
結果は何で確認しましたか	推測の数字を削り、確認できる事実へ戻す
うまくいかなかった点は何ですか	実施した範囲と残った課題を分ける
次の職場でも同じことができますか	必要だった人員、権限、協力を説明する

履歴書と職務経歴書の入退職年月、役職名、資格の記載も照合します。第三者の目で見てもらいたい場合は、ハローワークの職業相談窓口でも応募書類の添削に関する助言を受けられます。

出典：ハローワークインターネットサービス「履歴書・職務経歴書の書き方」

特養の施設長に応募する場合は、経歴と就任要件の照合も進めてください。職務経歴書で経験を伝えることと、要件を示す証明資料の確認を分けて準備できます。

管理職に初めて応募する人は、指導・調整の経験を面接で説明する準備も確認してください。職務経歴書に書いた担当と承認者を変えずに話し、未経験の仕事を聞かれた場合の説明も用意しましょう。

よくある質問

施設長の職務経歴書は何枚にまとめればよいですか。: 応募先の指定があれば、それに合わせてください。指定がなければ、施設概要、担当範囲、主な取り組みを順に読める分量にし、同じ説明の繰り返しから削ります。
目立った成果がなくても書けますか。: 日常的に担当した勤務表の調整、教育、会議運営なども記載できます。改善を誇張せず、どの状況で何を判断し、どのように運用を続けたかを具体的に説明してください。
前職の数字を出せない場合は不利ですか。: 採用側の評価は一律には決められません。数字を出せない理由を踏まえ、扱った業務、判断方法、関係者との役割分担を、守秘義務に反しない範囲で説明します。