施設長が退職するときの引き継ぎ｜未解決事項と決裁の受渡しを整理する

施設長の退職が近づいても、採用の決裁や業者への回答、事故対応の確認が残ることはあります。未解決事項ごとに次の判断と期限を整理し、法人が決める担当と決裁者へ渡しましょう。

先に整理したい方は、未解決の管理業務を引き渡す表へ進んでください。記入済みの架空例で、資料の受領と判断権限の確認を分けられます。

解決していない仕事は、次の判断と期限を残す

退職までに終わらない仕事は、対応済みの範囲と次に必要な判断を分けて書き出します。誰から何の返答を待っているか、期限までに返答がなければ誰へ相談するかを法人内の正式記録で確認してください。

採用なら最終決裁と候補者への連絡、契約なら条件の確認と法人としての回答を分けます。事故への対応も、既に行った報告や対応と今後の経過確認を区別し、退職を理由に解決済みとは扱わないでください。

担当している管理業務の漏れを探す場合は、施設長の仕事の全体像も確認できます。自分が抱えている案件を採用・人員配置・契約・利用者対応などに分け、期限が退職後に残る項目を拾いましょう。

受領担当と決裁者を別々に決める

資料を受け取る人が、その案件を決める権限まで持っているとは限りません。説明・承認・外部への回答をそれぞれ誰が担うか確認すると、残作業を渡す先が明確になります。

確認する役割	引き渡す内容	完了と扱う前の確認
受領担当	残作業、期限、正式記録の所在	記録を閲覧し、説明を受けた範囲を確認
次の実務担当	追加資料の収集や決裁申請などの作業	誰が何をいつ行うかを確認
決裁者	承認を要する事項と判断予定	規程上の権限と、本人又は代行者の確認
連絡窓口	相手先への回答と続報の受け取り	退職後の法人窓口と通知担当を確認

決裁の範囲が曖昧な場合は、管理職の役割と決裁権限の確認で質問を整理できます。後任の役職名だけで権限を推定せず、法人の規程と任命・代行の手続を確かめてください。

未解決の管理業務を引き渡す完成例

次の表は2027年3月31日に退職を希望する施設長が、後任の入職前に管理業務を渡す架空例です。個人や事故の内容、非公開の契約条件を写さず、業務分類と正式記録の管理部署を使って整理しています。

未解決事項の分類と次の判断	期限・暫定対応	決裁者と受領担当	正式記録の所在・受領確認
採用の最終決裁待ち／追加確認を踏まえて採否を判断	4月5日に決裁を予定。人事が確認事項を整理し、採否の約束はしていない	決裁者は法人代表。受領と次の申請担当は人事責任者	人事部の採用管理システム。3月19日に説明・受領確認済み。決裁そのものは未了
業者契約の回答待ち／条件確認後に法人の回答を決定	4月2日が回答希望日。現行の対応を続ける可否は総務が確認中	決裁者は法人の契約決裁者。受領担当は総務責任者	総務部の契約管理領域。資料閲覧は確認済み。暫定対応の承認は未回答
事故対応の経過確認／追加報告や対応の要否を判断	次の経過確認は4月1日。変化があれば施設の正式な緊急連絡手順で報告	法人が定める対応責任者へ判断を依頼。受領担当は法人の運営責任者	施設の事故対応記録。3月19日の説明は済み。続報の連絡窓口は確認中
業務システムの権限切替／必要な権限と停止時期を確定	最終出勤と退職の予定に合わせて情報管理担当が手続を調整	承認者はシステムの管理責任者。作業担当は情報管理部門	法人の権限申請台帳。申請を受領済み。実施日時と切替確認は未回答

この例で次に確認するのは、契約の暫定対応と事故の続報を受ける窓口、権限を切り替える時点です。受領済みの採用案件も決裁は残っているため、人事責任者が次の申請を行う予定を確認します。

人事・事故・契約の中身は正式記録へ残す

人事や事故の詳細は、権限のある担当が法人の正式記録で確認できる状態にします。個人用の引き継ぎ表には氏名や病歴を記入せず、非公開の契約条件やパスワードも載せないでください。

医療・介護関係事業者の個人情報ガイダンスでは、個人データの安全管理と従業者の監督が求められています。アクセスは業務上必要な範囲に限り、氏名を消しただけの資料を私用メールや個人のクラウドへ持ち出す方法は使いません。

出典：個人情報保護委員会・医療介護個人情報ガイダンス

アカウント・貸与品・承認権限を法人の手続で切り替える

業務端末や鍵などの貸与品は、返却する相手と時点を法人の手順で確認します。業務システムは受領担当の必要なアクセスと本人の権限の変更・停止を分け、情報管理担当へ手続を依頼してください。

パスワードを後任へ書き渡すだけでは、本人名義のアクセスが残る場合があります。受領担当が自分の権限で必要な記録を見られるかと、本人の権限切替が行われたかを法人側で確認する予定にしましょう。

出典：個人情報保護委員会・医療介護個人情報ガイダンス

採用や契約の承認ルートも、資料の保存場所とは別に確認が必要です。システムで承認先を変えたことだけをもって決裁権限が移ったと扱わず、規程上の決裁者と代行の取扱いを法人へ確認してください。

ケース1｜採用の最終決裁が退職後に残る

架空のEさんは3月31日の退職を希望していますが、採用の最終決裁は4月5日の予定です。Eさんは候補者の情報を手元の表へ写さず、正式記録の場所と次の申請に必要な確認を人事責任者へ説明します。

回答Aが「人事責任者が受領し、追加確認と決裁申請を引き継ぐ」という内容なら、その範囲の説明と受領確認を進めます。最終決裁者と候補者への連絡担当も確認し、未了の決裁をEさんの判断で急いで終わらせないようにします。

回答Bが「資料は見たが、誰が申請するかは未定」という内容なら、実務の受渡しは未了です。法人の上位責任者へ次の申請担当を確認し、候補者に未決定の採否や日程を約束する判断は保留します。

ケース2｜後任の入職前に契約回答と事故の続報が残る

架空のFさんは3月31日の退職を希望し、後任施設長の入職日がまだ決まっていません。4月1日の事故の経過確認と4月2日の契約回答が残るため、法人の上位責任者へ暫定的な受領担当と判断者を尋ねます。

回答Aとして法人が受領担当と判断者、続報の窓口を決めた場合は、Fさんは正式記録を用いて説明します。暫定対応の範囲と承認の状態も伝え、貸与品の返却と権限切替の手続を担当部署へ確認します。

回答Bが「後任が決まるまで退職後も判断してほしい」という内容なら、法人の受領体制が確認できていません。上位責任者へ窓口と権限を再確認し、本人が無期限に決裁を続ける前提で引き継ぎ完了とは扱いません。

法人の対応と、本人の退職相談を分ける

雇用契約に基づいて働く施設長は、本人の契約期間と退職手続を確認してください。肩書だけで契約の扱いを決めず、法人の業務を誰が受領するかという相談と分けて経緯を残します。

出典：厚生労働省・モデル労働条件通知書、厚生労働省・退職、解雇、雇止め

後任不足だけを理由に、本人の退職を無期限に保留する前提は置きません。退職の意思表示や日付で意見が合わない場合は、雇用契約とやり取りを整理し、厚生労働省の案内する総合労働相談コーナー等へ相談してください。

出典：厚生労働省・退職、解雇、雇止め

サービス上の管理者変更や届出が必要かは、法人が施設の種類と所在地に応じて指定権者等へ確認する事項です。引き継ぎ表を完成させたことだけで、それらの手続が終わったとは扱わないでください。

本人の日程は退職と入職の時期の整理で確認できます。待遇変更を条件に引き止められている場合は引き止め条件と退職理由の照合も使い、業務の受渡しと自分の判断をそれぞれ記録しましょう。

後任施設長がいなければ誰へ引き継ぎますか。

法人の上位責任者へ受領担当と次の判断をする人を確認してください。資料を受け取る人、期限を管理する人、決裁する人が誰かを明確にして説明を進めます。

全部の案件を解決してから退職する必要がありますか。

未解決の案件は次の判断と期限を残し、法人が決める担当へ渡す形で相談します。本人の退職の扱いは契約と意思表示によって別に確認し、争いがあれば公的な労働相談窓口へ相談してください。

退職後の問い合わせに備えて記録を持っておくべきですか。

個人で保存せず、法人の正式記録と問い合わせ窓口を受領担当へ確認してください。必要な情報を法人側で扱えるように整え、個人用の表には機密の内容を写さないようにします。

共有パスワードをメモして渡せばよいですか。

パスワードを引き継ぎ表へ書かず、法人の情報管理担当に正式な切替方法を確認してください。必要なアクセスの準備と本人の権限の変更・停止が済んだかを別々に確かめます。

この記事の執筆範囲

企業で人事部長・経営企画部長を経験しています。介護分野では、人材紹介事業の運営・求職者対応と、介護施設向けの採用代行に携わっています。

現在は中小企業診断士事務所で、HR DDなど人材と経営に関わる支援を行っています。この記事の記入例は、書き方や確認手順を示す仮想例です。

参考資料と確認日

本文の根拠資料は2026年10月4日に確認しました。確認手順や質問例は、読者が自分の条件を整理するための編集上の提案です。

出典：厚生労働省・退職、解雇、雇止め

出典：個人情報保護委員会・医療介護個人情報ガイダンス

出典：厚生労働省・モデル労働条件通知書

書き込み用の資料

手元で整理する場合は、退職・入職の引き継ぎ計画（PDF）を使ってください。必要な記入欄に、ご自身の状況を書き込んでください。